Warenwirtschaftssysteme – effektive Unterstützer für den Handel

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In der Diskussion um die Zukunft der Innenstadt und des Handels spielt besonders die Digitalisierung eine zentrale Rolle. Vor dem Hintergrund des immer weiterwachsenden Onlinehandels könnte man meinen, der stationäre Handel würde obsolet werden. Doch im Grunde birgt eine Multikanalvetriebsstrategie ein enorm großes Potenzial, um den gegenwärtigen Herausforderungen im Handel entgegen zu wirken. Digitale Technologien, wie ein Warenwirtschaftssystem, tragen zu einer zukunftsfähigen Entwicklung eines Handelsunternehmens bei und sind fast unumgänglich geworden. Unabhängig von der Größe des Geschäfts werden Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems (WaWi) vereinfacht und Effizienz und Effektivität gesteigert.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile ein WaWi bietet, welche Funktionen es haben kann, welche Anbieter*innen es auf dem Markt gibt und wie Sie sich für ein passendes WaWi entscheiden. Generell hängt diese Entscheidung von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab und sollte durch eine eigenständige Recherche gefestigt werden. Dabei soll dieser Beitrag einer ersten Orientierung dienen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem und weshalb ist es wichtig?

Ein WaWi ist ein zentrales Management- und Planungssystem, welches alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden kann. Es unterstützt den Warenfluss von der Bestellung bis zum Verkauf und umfasst somit sowohl dispositive und logistische als auch abrechnungsbezogene Aufgaben in einem Unternehmen. Es besteht die Möglichkeit verschiedene Vertriebskanäle an das WaWi anzuschließen und somit alle Warenbewegungen gebündelt in einem System abzubilden. Außerdem können auch andere Schnittstellen, wie beispielsweise Rechnungsprogramme, Kassensysteme und viele weitere Module individuell an das System angeschlossen und genutzt werden. Ein WaWi dient dazu Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln. Somit werden nicht nur Kosten sondern auch Zeit gespart und Geschäftsprozesse optimiert. Durch ein WaWi können Geschäfte Bestellungen zudem einfacher abwickeln. Dadurch, dass die Produkte schneller bei den Kund*innen ankommen, sind diese zufriedener und kaufen eher wieder beim Geschäft ein.

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Mit einem WaWi kann nicht nur Zeit und Geld gespart werden, es hilft auch dabei Arbeitsabläufe zu erleichtern. Ohne ein WaWi müssten sämtliche Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens händisch bewerkstelligt und dokumentiert werden. Mithilfe eines WaWis werden diese Prozesse beschleunigt und automatisiert. Verstecktes Optimierungspotenzial wird durch ein WaWi identifiziert und umgesetzt, wodurch Zeit eingespart werden kann.

Die Bestellverarbeitung und Fakturierung können ebenfalls automatisiert werden. Mithilfe eines WaWis können Produkte gleichzeitig auf Marktplätzen und Shops gelistet werden. Außerdem trägt ein WaWi zu einem schnelleren Packprozess durch im Vorhinein generierte Pack-Listen und Versandlabels bei und erleichtert die Buchhaltung mithilfe der Auftrags- und Rechnungsverwaltung.

Generell sind die Funktionen eines WaWis sehr unterschiedlich und immer von der Software und den individuellen Anforderungen des Unternehmens abhängig. Grundsätzlich sollte ein WaWi folgende Funktionen bzw. Module aufweisen:

  • Stammdatenverwaltung
  • Auftrags- und Rechnungsverwaltung
  • Produkt- und Kundenverwaltung
  • Wareneingang
  • Lagerhaltung
  • Einkauf
  • Verkauf: Anbindung Kasse und Shopsystem
  • Retouren
  • Inventur
  • Statistik: Controlling Module

Wie finde ich das passende Warenwirtschaftssystem?

Um ein geeignetes WaWi zu finden, sind einige Vorbereitungsschritte notwendig. Die Belegschaft sollte im Vorfeld über das Vorhaben informiert und auf dem Weg zur Einführung bestmöglich mitgenommen werden. Dies gilt insbesondere für die Mitarbeitenden, die selbst mit dem neuen System arbeiten müssen. So können alle relevanten Anforderungen und Interessen von Beginn an geäußert und berücksichtigt werden. Außerdem sollte grundsätzlich geklärt werden, ob das System gekauft, gemietet oder sogar vom Unternehmen selbst konzipiert, programmiert und als Individualsoftware betrieben wird. Besonders kleine Unternehmen entscheiden sich häufig dazu ein WaWi zu kaufen oder mieten. Prinzipiell tragen folgende Schritte zur Lösungsfindung bei:

  1. Verfassen einer klaren Zieldefinition und Festlegung von Restriktionen, um die Orientierung zu bewahren
  2. Prozessanalyse (welche Prozesse im Unternehmen laufen gut und welche sind mit Problemen behaftet?)
  3. Ist-Analyse (Wie sieht der Ist-Zustand im Bereich Aufbauorganisation, Aufgaben, Informationen und Daten aus?)
  4. Soll-Analyse (Wie sieht der Wunschzustand nach der Einführung eines WaWis aus?)
  5. Anforderungskatalog bzw. Lastenheft erstellen (mit funktionalen, branchenspezifischen, nicht-funktionalen und anbieterbezogenen Anforderungen)
  6. Marktübersicht bzw. Screening (Überblick über verschiedene Anbieter*innen verschaffen)
    • Grobanalyse
    • Detailanalyse
  7. Entscheidung für ein WaWi

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung sowie eine Checkliste zur Vorbereitung und Auswahl eines WaWis, hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Handel hier erarbeitet und bereitgestellt.

Prinzipiell ist es wichtig, dass der Softwareanbieter Ihre Branche kennt und die Kompetenz besitzt, die für Sie passenden Funktionen bereit zu stellen. Daher können branchenspezifische WaWis interessant sein, z. B.:

  • Textilbereich: IPOS von ebg-data.de, FashionLager®
  • Spielwaren: Signum, KISS, VEPOS
  • Juweliere: Clarity & Success
  • Schuhe: Signum, Cashtex etc.
  • Fahrräder: e-vendo, velo.port

Insofern neben dem stationären Geschäft auch ein Onlineshop oder andere (regionale) Onlinemarktplätze bedient werden sollen, sind weitere Punkte zu berücksichtigen. Für beinahe jede Shopsoftware gibt es eine Schnittstelle oder eine geeignete Software-Erweiterung für ein WaWi. Nachfolgend sind exemplarisch drei Shopsoftwares aufgeführt. Generell sollte im Vorhinein geprüft werden, ob die Schnittstelle mit dem Shop kompatibel ist.

  • Shopware: Pickware, Vario, Tricoma
  • Magento: Signum, Vario, Ecoplan, Pixi
  • Oxid eSales: Oxid ERP als eigenständiges System oder die Anbindung über eine ERP-Schnittstelle

Weitere Anbieter*innen und eine tabellarische Bewertung von verschiedenen Systemen anhand vorhandener Modulen und Schnittstellen wird hier vorgenommen.

Über unser Projekt Smart Shopping Aachen geben wir Aachener Händler*innen und Gastronom*innen auch ohne ein WaWi die Möglichkeit, ihre Produkte online sichtbar zu machen und  zu verkaufen. Für Händler*innen mit einem WaWi wird es in Zukunft die Möglichkeit geben dieses über eine Schnittstelle an die digitale Plattform anzubinden.

 

Weiterführende Literatur:

Ager, V. (o.J.): Warenwirtschaftssysteme für Onlineshops: Die 16 besten Systeme! Online abrufbar
unter: https://www.sendcloud.de/warenwirtschaftssystem/.

Faveo GmbH (Hrsg.)(o.J.): Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Was Sie über Ziele, Funktionen und
Auswahlkriterien wissen sollten. Online abrufbar unter: https://www.faveo.com/was-ist-ein-
warenwirtschaftssystem.

Freundl, C. (2020): Das Warenwirtschaftssystem: ein Muss im Handel! Online abrufbar unter:
https://kompetenzzentrumhandel.de/das-warenwirtschaftssyste/.

Für Gründer (Hrsg.) (o.J.): Das beste Warenwirtschaftssystem für Ihr Geschäft wählen. Online abrufbar
unter:https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/e-
commerce/warenwirtschaftssystem/.

Henning, Prof. Dr. A. (o.J.): Warenwirtschaftssystem (WWS). Online abrufbar unter:
https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/warenwirtschaftssystem-wws-49748.

Ionos (Hrsg.)(2020): Warenwirtschaftssysteme für Onlineshops. Online abrufbar unter:
https://www.ionos.de/digitalguide/online-marketing/verkaufen-im-internet/webshop-mit-
warenwirtschaftssystem-optimieren/.

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Handel (Hrsg.) (2021): Warenwirtschaftssysteme. Vom
Anforderungsmanagement zur erfolgreichen Einführung. Online abrufbar unter:
https://kompetenzzentrumhandel.de/wp-content/uploads/2021/10/leitfaden-
warenwirtschaftssysteme.pdf.

SelectLine Software (Hrsg.)(o.J.): Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Ganzheitliche Übersicht zu
Aufgaben, Zielen, Funktionen, Kosten und Anbietern. Online abrufbar unter:
https://www.selectline.de/blog/was-ist-ein-warenwirtschaftssystem/.

Softwareabc (Hrsg.)(o.J.): Warenwirtschaftssysteme. Online abrufbar unter:
https://www.softwareabc24.de/warenwirtschaftssysteme/.